| AziWin Eleva Gestione preventivi e commesse di riparazione, fatturazione ordini e consuntivazione redditività |
|
|
Panoramica
La "Gestione
preventivi e commesse di riparazione" integrata in AziWin Eleva consente
di creare preventivi di riparazione (tramite voci precodificate in anagrafica
interventi), stampare le offerte in Word, creare le commesse dalle offerte accettate,
generare gli ordini a fornitori per i materiali necessari, eseguire l'evasione
e la fatturazione rate automatica, determinare il risultato economico
operativo reale della singola commessa o dell'insieme delle commesse in un determinato
periodo.
Anagrafica
interventi
L'anagrafica interventi consente di codificare le tipologie di lavori utilizzate,
per poterle poi richiamare facilmente durante la stesura del preventivo senza
dover riscrivere la descrizione del lavoro.
  |
E' possibile indicare una descrizione sintetica (utilizzata nei documenti
interni) e dei codici articoli di magazzino che saranno automaticamente
scaricati in relazione agli interventi eseguiti.
In base al costo ultimo degli articoli, incrementato di un coefficiente di ricarico,
ai minuti occorrenti per l'intervento moltiplicati per il costo orario, viene
determinato il "Prezzo consigliato" per l'intervento.
 |
L'anagrafica interventi è composta anche da un ampio testo descrittivo che viene stampato sui documenti inviati al cliente (Offerte, Fatture). E' possibile differenziare, per lo stesso lavoro, il testo da stampare sull'offerta (tipicamente dettagliato) e quello da stampare in fattura (tipicamente sintetico).
Nelle descrizioni è possibile inserire dei particolari
"Caratteri di sostituzione" ai quali, in fase di inserimento
preventivo/chiamata/visita, sarà possibile sostituire dati specifici
(es. numero dei piani interessati dall'intervento, numero pezzi utilizzati).
 |
Gestione
preventivi/ordini
La gestione preventivi/ordini consente di inserire i preventivi e
stampare le offerte tramite documenti di Word parametrizzabili dall'utente,
generare automaticamente la commessa in caso di accettazione del preventivo,
stampare gli ordini di lavorazione per i tecnici ed i magazzinieri ed emettere
automaticamente la fattura dopo l'esecuzione dell'intervento. Inoltre gli interventi,
una volta eseguiti, vengono memorizzati nello storico dell'impianto cui si riferiscono.
Nell'inserimento preventivo, viene richiesto il codice impianto al
quale il preventivo si riferisce. I lavori che compongono il preventivo vengono
inseriti tramite una pratica griglia riepilogativa, grazie alla quale si ha
sempre sotto controllo la composizione logica del preventivo stesso.
 |
Nota: se l'impianto o il cliente sono occasionali è possibile inserirli nel preventivo come "descrizione cliente libera".
In fase di inserimento lavori è possibile modificare, in maniera specifica per il preventivo in esame, le descrizioni sia per l'offerta che per l'eventuale fattura, i prezzi dei lavori e gli articoli di magazzino collegati. E' anche possibile, per ogni lavoro, indicare le eventuali varianti possibili ed interrogare in tempo reale lo "Storico lavori" dell'impianto.
 |
In inserimento preventivo, è possibile visualizzare e modificare i parametri per il calcolo del prezzo di vendita, anche indicando in maniera selettiva i margini di guadagno desiderati.
 |
L'offerta può essere stampata utilizzando Word, grazie
alla tecnologia "AziWin Word Automation",
che consente all'utente di disegnare in Word i propri modelli di stampa
(inserendo gli opportuni "campi unione") ai quali AziWin adeguerà
il proprio output.
Con "AziWin Word Automation" è possibile anche inviare automaticamente
l'offerta tramite e-mail.
 |
 |
E' anche possibile stampare la "Conferma d'ordine"
che il cliente può ritornare controfirmata.
 |
Creazione commessa da preventivo
Quando il preventivo viene accettato, per trasformarlo in ordine è sufficiente selezionarlo con il tasto destro dalla griglia di ricerca e scegliere la voce di menu "Genera ordine".
 |
Automaticamente, sarà avviata la procedura guidata per la creazione della commessa dal preventivo.
 |
E' anche prevista la possibilità di accettazione parziale del preventivo, selezionando i soli lavori accettati.
Il preventivo accettato rimane nello storico per poterne tener traccia.
Generazione automatica ordini a fornitori materiali
Se necessario, è possibile creare automaticamente gli ordini a fornitori per i materiali necessari all'esecuzione del lavoro, cliccando sul pulsante "Generazione ordini materiali".
 |
Appare la procedura guidata che consente di selezionare i materiali da ordinare, i rispettivi fornitori (per ogni materiale viene proposto il fornitore preferenziale predefinito in anagrafica articolo) e la data prevista consegna.
Stampa ordini di lavorazione e buoni di prelievo materiali
Dalla commessa è possibile stampare gli ordini di lavorazione ed i buoni di prelievo, utili sia alla squadra che deve eseguire i lavori che ai magazzinieri che devono fornire i materiali richiesti.
 |
 |
Evasione ordine ed emissione fattura
Dopo la conclusione dei lavori, è possibile evadere l'ordine
con il click destro dalla griglia di ricerca.
 |
Appare la finestra di "Evasione ordine" nella quale si indicano la data dei lavori, il tecnico o i tecnici impiegati, la durata del lavoro e l'eventuale emissione della fattura con l'opzione di generazione immediata. Se non viene scelta l'opzione di generazione immediata della fattura, è possibile eseguire periodicamente la fatturazione complessiva di tutti gli ordini non ancora fatturati, con possibilità di accorpamento ad addebiti di altro tipo (canoni, chiamate, visite) in modo da generare una sola fattura.
 |
Si riporta di seguito l'esempio di una fattura emessa a fronte di
lavori di riparazione.
 |
Come già anticipato, in alternativa all'emissione fattura
contestuale all'evasione, è anche possibile generare periodicamente le
fatture di tutti gli ordini evasi, tramite una comoda griglia di selezione.
 |
Consuntivazione
redditività
Per fini statistici e di valutazione gestionale, è possibile visualizzare
i "Dati consuntivi" delle singole commesse, ovvero il riepilogo
dei costi previsti, dei costi effettivi, dei ricavi e del risultato operativo
di ogni singola commessa e/o di un insieme di commesse.
I costi previsti vengono inseriti in fase di preventivazione, i costi effettivi provengono dagli ordini a fornitore o dai movimenti di Contabilità analitica (inseriti durante le registrazioni contabili delle Fatture Passive), mentre i ricavi provengono dalle fatture emesse.
Nella seguente copia schermo è riportata la consuntivazione
finale della nostra commessa di esempio, con i costi previsti, effettivi, prezzo
di vendita, risultato operativo, margine previsto ed effettivo, oltre ad altri
dati consuntivi.
 |
La riga della commessa di cui alla copia schermo precedente effettua il confronto totale costi/ricavi a livello generale di commessa. E' possibile ottenere il dettaglio degli importi visualizzati espandendo la riga, tramite il "+" presente alla sinistra della stessa, in modo da poter visualizzare il dettaglio della provenienza degli importi (costi e ricavi).
Si noti che le celle con situazioni anomale presentano particolari icone di notifica (ad esempio dove è presente uno scostamento sfavorevole tra costi effettivi e costi previsti).
 |
L'esame della redditività può anche essere effettuato su più commesse contemporaneamente (ad esempio quelle di un determinato periodo, di una zona, di un amministratore, di un agente) per ottenere dati statistici agglomerati logicamente.
Totali di più commesse:
 |
Dettaglio delle singole commesse:
 |
Dettaglio dei costi delle singole commesse:
 |
Dettaglio dei costi di montaggio interno (ore lavorate) delle singole commesse:
 |
Griglia
di ricerca preventivi/ordini
La griglia di ricerca preventivi/ordini consente di ricercare tra i preventivi/ordini
inseriti, in base a parametri specificati dall'utente.
E' ad esempio possibile ricercare preventivi accettati, rifiutati, con stato accettazione da definire (ovvero in attesa di risposta), ordini da evadere, ordini evasi, documenti appartenenti a determinati clienti, amministratori, impianti, date, zone, agenti o preventivi/commesse contenenti determinati lavori.
I
documenti così filtrati vengono poi visualizzati in griglia, tramite
la quale è possibile effettuare la modifica del layout, le totalizzazioni,
la stampa diretta e l'esportazione in Excel.
 |
Si riporta di seguito
la copia schermo del file di Excel ottenuto tramite l'esportazione dei dati
in griglia.
 |
  |
Clicca qui per scaricare la brochure dei 'Preventivi ed ordini di riparazione' |
Per leggere la brochure è necessario possedere Acrobat Reader. |
|
|
|
