Con la "Gestione commesse" è possibile stabilire le attività che compongono ogni commessa, attribuire ad ognuna i costi presunti e le risorse da impiegare, programmare automaticamente le date in base ai tempi previsti per ogni attività.

Programmazione attività e controllo stato avanzamento commessa

E' possibile indicare quali sono le attività previste e per ognuna di esse indicare le risorse necessarie. Tramite la fase di "Calcolo programmazione" è possibile, in base ai lead time associati ad ogni attività, eseguire la programmazione temporale. E' possibile associare al completamento di alcune attività la fatturazione automatica delle rate. Ad esempio, in caso di modalità di fatturazione la cui prima fattura deve essere emessa per il 20% all'ordine, quando si andrà ad indicare il completamento dell'attività la rata associata sarà posta nello stato "Fatturabile" ed apparirà nella griglia di "Fatturazione automatica rate". Non è quindi più necessario ricordare "a memoria" o con appunti la necessità di fatturare una rata al completamento di una attività, tutto avviene in automatico.

I dati generali dell'attività includono i giorni di lead time (per il calcolo della programmazione), le date calcolate o impostate manualmente relative all'inizio ed alla fine dell'attività.
Nel caso in cui il completamento dell'attività sia sottoposto ad una data massima (contrattuale o no) è possibile indicare la data limite e la motivazione.
Per "Data programmata" si intende la data relativa alla prima programmazione.
Per "Data prevista" si intende la data calcolata dall'ultima attività effettivamente completata.
Per "Data effettiva" si intende la data nella quale l'attività ha avuto inizio e/o fine.
In questa maniera, sarà possibile avere un confronto tra le date programmate (le date "teoriche" iniziali), le date previste (le date più "probabili", calcolate durante l'avanzamento commessa) e le date effettive per verificare eventuali scostamenti ricorrenti nelle varie commesse e determinarne la causa.

Nell'attività è possibile indicare le risorse associate, con i tempi previsti ed il costo orario o il costo fisso.

Sempre in riferimento ai costi, è possibile indicare se il costo presunto dell'attività deve essere desunto dai costi delle risorse (costi orari o costi fissi) o da un costo fisso.

Collegamenti

Tra le principali novità introdotte dalla "Gestione commesse" annoveriamo la possibilità di associare dei "collegamenti" (link) ad ogni tipo di file gestito dal sistema operativo. Ad esempio, è possibile collegare ad ogni attività immagini, file di Word, Excel, Autocad, E-Mail, file video, file audio.
Il numero di collegamenti per ogni attività è illimitato. Cliccando sul collegamento in griglia, si apre automaticamente il file collegato per una consultazione immediata.

Ecco un file di Autocad aperto tramite un click sul relativo collegamento.

Si pensi, ad esempio, all'utilità di memorizzare collegamenti al documento di Word relativo all'offerta inviata piuttosto che al PDF proveniente da scansione del fax di richiesta di offerta da parte del cliente. Il numero e le tipologie di collegamenti memorizzabili sono illimitati.

Controllo calcolo e verifica programmazione

E' possibile in ogni momento interrogare la griglia riepilogativa delle attività, con le date programmate ed effettive:

Come accennato, è possibile eseguire automaticamente il calcolo della programmazione in base al lead time indicato su ogni attività.
Il calcolo può partire da qualunque attività (ad esempio, il calcolo delle date previste dovrebbe partire sempre dall'ultima attività completata) e può essere bidirezionale. Ad esempio, è possibile partire dall'attività "Consegna impianto" ed eseguire il calcolo della programmazione a ritroso, utile per verificare se è possibile rispettare i tempi in base alla data di consegna desiderata o se si è fuori tempo massimo iniziale.

In base alle date programmate, previste e/o effettive assegnate ad ogni attività, è possibile visualizzare la "Timeline" che consente la visualizzazione tempolineare delle date di inizio e fine attività anche per più commesse contemporaneamente in modo da ottenere un controllo visuale immediato sugli impegni previsti ed evitare eventuali impegni sovrapposti.

E' importante sottolineare che le modifiche ai giorni iniziali e finali delle attività ed ai loro tempi possono essere eseguite in maniera visuale dalla timeline, utilizzando il mouse e trascinando opportunamente (drag-and-drop) le attività nei giorni desiderati.

La "Timeline" è visualizzabile anche per risorsa: questa visualizzazione è importante in quanto indica il carico di lavoro di ogni risorsa ed evidenzia immediatamente eventuali sovrapposizioni di impegni della stessa risorsa tra più commesse.